Po rozpoczęciu realizacji projektu zostały podjęte następujące działania:

1. Wyznaczono miejsce na biuro projektu.

2. Uzgodniono wewnętrzne procedury:

a) Wybrano zespół projektowy. Koordynatorem projektu została Ewa Kołodziejczyk – prezes zarządu PUTW, zastępcą koordynatora – Krystian Latko – wiceprezes zarządu PUTW, asystentem koordynatora – Helena Stachurska – członek PUTW. Wyznaczono księgową projektu – Teresę Kołoczek z Biura Rachunkowego „Lester” z siedzibą w Pszczynie ul. Dobrawy 46a/56

b) Ustalono zakresy obowiązków ww. osób.

Obowiązki koordynatora:

         -   zarządzanie przyznaną dotacją,

          -     organizacja wszystkich działań projektowych,

          -     koordynowanie pracy zespołu projektowego,

          -     sporządzenie dokumentacji projektowej,

          -     zapobieganie ryzyku,

          -     monitoring i ewaluacja,

          -     kontrola nad prawidłową realizację projektu, 

          -     przestrzeganie zestawu standardów jakości Erasmusa

          -     promocja, upowszechnianie rezultatów projektu.

Obowiązki asystenta koordynatora:

    -     pomoc w organizacji działań projektowych,

    -     przygotowanie artykułów na temat projektu,

    -     bieżący kontakt z uczestnikami projektu.

Do zadań księgowej należeć będzie:

     -     przygotowanie dokumentacji finansowej,

         -     sprawdzanie poprawności i zgodności wydatków,

         -     sporządzanie rachunków/faktur, bieżący monitoring wydatków, rozliczenie projektu.

Osoba reprezentującą Stowarzyszenie Pszczyński Uniwersytet Trzeciego Wieku - wiceprezes, będzie odpowiedzialny za:

     -     zatwierdzanie najważniejszych decyzji oraz dokumentów

     -     podejmowanie działań upowszechniających projekt.

Przy wyborze zespołu projektowego głównym wyznacznikiem było i będzie w przyszłości doświadczenie i umiejętności, a nie światopogląd, wyznanie, pochodzenie czy płeć.

c) Ustalono instrukcję postępowania w ramach obiegu dokumentów i podejmowania decyzji. Pracownicy PUTW będą wspierać pracę Koordynatora. Wiceprezes zatwierdzać będzie każdą decyzję i dokumentację merytoryczną wiążącą strony lub związaną z realizacją projektu. Odbywać się będą spotkania zespołu zarządzającego w celu dokonywania bieżących ustaleń, prowadzenia monitoringu i ewaluacji.

3. Zapoznano się z zapisami umowy finansowej

4. Przenalizowano harmonogram realizacji projektu i zaplanowano poszczególne działania. 

 5. Przeanalizowano budżet projektu.

6. Przedyskutowano ewentualne ryzyko projektu oraz sposoby radzenia sobie z zakłóceniami w jego realizacji.

7. Opracowano identyfikację wizualną dokumentów projektowych, zgodnie z wytycznymi programu Erasmus+

8. Oznaczono biuro projektu.

9. Utworzono zakładkę projektową na stronie organizacji.

                                                          Podpis Koordynatora projektu

                                                          Pszczyna, 7 lipca 2025 r.   

-----------------------NOWY PROJEKT ERASMUS 26 ---------------------------